Tehnologia şi mediul de afaceri se schimbă în mod constant, iar pentru a fi competitiv în era digitală este important să rămânem flexibili, deschişi pentru adaptare şi mai ales să identificăm acele instrumente de eficientizare a timpului care lucrează în avantajul nostru.
Așa că indiferent că vorbim de eficientizarea timpului la nivel de echipă sau individual, iată câteva strategii pe care le poți adopta, atât pentru situații punctuale, dar și pentru eficientizare pe termen lung:
- Prioritizare
Aplicabilă atât pe termen lung, dar și pentru situații de criză, prioritizarea presupune selectarea acelor sarcini care contribuie cel mai mult la atingerea obiectivelor.
Dacă nu știi de unde să începi, află că sunt mai multe metode pe care le poți aplica, precum:
– Principiul SMART, ceea ce înseamnă că vei selecta obiectivele specifice, măsurabile, realizabile, realiste și încadrabile în timp.
– Matricea Eisenhower, potrivită mai ales pentru situațiile în care trebuie să iei decizii rapide și care implică clasificarea task-urilor în patru cadrane, în funcție de urgență și importanță. Citește mai mult despre Matricea Eisenhower.
– Pentru atingerea obiectivelor pe termen lung, alegerea a 2-3 sarcini cheie pe care să te concentrezi zilnic pentru o anumită perioadă de timp.
- Planificare strategică
Creează un plan zilnic sau săptămânal, astfel încât să-ți poți organiza activitățile, dar să poți și să urmărești progresul lor.
Planificarea poate fi realizată individual, dar și la nivel de echipă și este benefică pe mai multe paliere.
În primul rând, poți urmări dacă obiectivele tale sunt îndeplinite. Apoi, este o modalitatea foarte bună de a evalua câte sarcini ai și dacă nu cumva sunt printre ele și taskuri ce pot fi delegate altor membri din echipă.
Pe același principiu, poți urmări statusul taskurilor sau performanța la nivel de echipă.
În FGO, în secțiunea Activități, îți poți organiza atât propriile activități, dar și pe cele ale celorlalți utilizatori ai soluției. Mai mult, dacă ai contracte cu tarif orar, prin acest tool de planificare prețul se calculează automat în funcție de numărul de ore lucrate, iar factura se va emite, de asemenea, automat.
- Automatizare
Dacă tot am vorbit despre tool-ul care îți automatizează calculele, află că sunt o mulțime de alte instrumente care îți pot fi de folos atât în scop organizatoric, dar și în reducerea efectivă a timpului petrecut în realizarea anumitor sarcini. Discuția este amplă pe acest subiect și regăsești multe resurse pe această temă pe blogul FGO, de exemplu aici și aici.
Dacă ar fi să amintim doar câteva dintre cele mai utilizate funcții de automatizare din FGO, acestea ar fi:
- emiterea automată a facturilor recurente (din contracte sau abonamente)
- încasarea automată pentru facturile recurente
- procesarea automată a încasărilor și plăților, asocierea lor cu facturile aferente
- transmiterea automată a documentelor în contabilitate
- Gestionarea fluxului de informații
Într-o lume în care informațiile efectiv abundă, social media îți pompează podcasturi inspiraționale, ședințele încep de la ora 9:00, inboxul îți trimite notificări la fiecare câteva minute, cât timp mai ai efectiv pentru a te concentra real pe ceea ce ai nevoie și câtă energie pierzi doar pentru a reveni constant în starea de concentrare asupra unei sarcini? Cel mai probabil, pentru mulți dintre noi, timpul este scurt, iar consumul de energie mare. Cum putem ajunge, însă la un echilibru?
– Învaţă să spui ”nu” întâlnirilor inutile
– Folosește funcțiile pe care ți le oferă telefonul pentru a bloca orice notificări care te-ar putea distrage. Sau pune telefonul într-un sertar și nu deschide sertarul până nu termini sarcina la care lucrezi 🙂
– Alocă un anumit timp pentru verificarea emailurilor și foloseşte instrumente de filtrare a informațiilor pentru a limita fluxul de notificări
– Utilizează tehnici de concentrare, de exemplu bine cunoscuta tehnică Pomodoro. Aceasta presupune alegerea unei singure activități, lucratul timp de 25 de minute fără întrerupere, pauză de 5 minute și reluarea ciclului. La fiecare 4 sesiuni de lucru, pauza va fi de 15-30 de minute.
- Învățarea continuă
Dacă lucrurile se schimbă fulgerător, atunci și mintea noastră va trebui să facă efortul de a le asimila fulgerător. Din acest motiv, unor minți deschise la schimbări și învățare constantă, simpla asimilare și adaptare din mers va face și întreg procesul de management al timpului mai ușor. Iată, de exemplu, cei care au integrat diverse tool-uri de management al businessului (din mers, pe măsură ce afacerea a crescut), vor avea mult mai mult timp decât cei care încă gestionează diverse informații în Excel. Evident, orice integrare implică un minim efort de învățare și asimilare, dar beneficiile sunt înzecite.
- Evaluare și ajustare
Credem că este important ca așa cum ne evaluăm obiectivele financiare, să ne evaluăm și cum ne petrecem timpul. Doar așa vom putea face ajustări și putem optimiza. Şi doar aşa vom putea obţine satisfacţia personală a timpului muncit cu scop și rezultate.
