Cum urmărești și reduci cheltuielile din firma ta

Reducerea cheltuielilor este, fără îndoială, cel mai rapid și simplu mod de a îmbunătăți gestionarea banilor. Iar introducerea unui sistem de control al cheltuielilor poate genera rapid economii și asigura competitivitatea pe termen lung.

Controlul sistematic al costurilor

Începe prin a identifica principalele surse de generare a cheltuielilor. Aruncă un ochi peste achiziții, producție, vânzări și marketing, administrare, etc. Evaluează apoi profitul și pierderile pentru ultimele 6 luni și organizează cheltuielile în ordine descrescătoare. Acest tip de organizare te va ajuta să identifici zonele din care se poate economisi.

Compară costurile actuale cu bugetele

În timp ce analizezi cheltuielile compară-le cu bugetele destinate fiecărei categorii. Încearcă să identifici de ce există o discrepanță între ceea ce ai plănuit să cheltui și ceea ce cheltui de fapt.

Costurile reale care sunt mai mari decât bugetele planificate reprezintă de obicei și departamentul din care trebuie să demarezi reducerea costurilor.

Cine ar trebui să fie implicat?

Dacă este posibil, fă din fiecare cost responsabilitatea unui angajat sau a unui manager. Unele costuri vor fi mai simplu de controlat dacă o persoană este responsabilă de toate plățile generate de acea activitate. De exemplu, bugetul de marketing ar trebui să fie gestionat de coordonatorul de marketing.

Include și furnizorii în procesul de economisire. Odată ce furnizorii cunosc intențiile tale, ar putea acorda o atenție sporită la prețurile pe care ți le oferă. Mai ales dacă știu că ai și alte opțiuni de cumpărare disponibile.

Câteva economii ușoare – fără riscuri

Există unele costuri care ar putea fi reduse, fără să aibă un impact asupra calității sau performanței. Printre economiile simple se numără:

• Verificarea cu mare atenție a ”supraîncărcării facturilor”. Printre exemplele comune se numără: facturarea dublă, taxarea incorectă sau reducerile promise și uitate.
• Eliminarea costurilor inutile. Scapă de supraîncărcarea evidentă: plătirea unor abonamente de telefon care nu sunt folosite, risipă de electricitate, etc.
• Verificare rentabilității campaniilor de marketing
• Găsirea unor alternative pentru furnizorii cu prețuri ridicate sau negocierea unor reduceri și condiții mai bune de plată
• Eliminarea ineficienței. Identifică activitățile manuale care ar putea fi computerizate
• Evitarea comenzilor dese, dar de valoare mică. Furnizorii pierd timp, iar tu s-ar putea să pierzi reduceri pentru cumpărături en gros.

Alte oportunități de reducere a cheltuielilor – cu riscuri minore

O abordare sistematică a tuturor costurilor ar trebui să genereze un proces în lanț, în sensul evidențierii și altor oportunități de control al costurilor. În unele cazuri, reducerea cheltuielilor ar putea impune și schimbarea modului în care faci lucrurile. De aceea, trebuie să ai în vedere și potențialul risc pentru activitățile de bază ale afacerii.

• Reducerea costurilor de salarizare prin activități de outsourcing
• Regândirea proceselor în vederea eliminării efortului și timpului pierdut
• Folosirea automatizărilor
• Consolidarea achizițiilor cu mai puțini furnizori pentru a obține reduceri mai mari și pentru a crea relații mai puternice
• Acceptarea unor contracte pe termen mai lung în schimbul unor prețuri mai mici și termene de plată mai lungi.
• Reducerea costurilor de comunicare și călătorie / combustibil prin utilizarea email-ului, conferințelor pe skype, transmiterii automate a documentelor la contabilitate

Cheltuielile cu angajații – riscuri majore

Aunci când o afacere se confruntă cu dificultăți financiare, o greșeală comună constă în reducerea salariilor sau eliminare facilităților de care angajații dispuneau.

Condițiile de muncă slabe, reducerea beneficiilor sau scăderea salariilor nu vor atrage și nici păstra angajații de calitate și îi vor demotiva pe cei care rămân. În același timp, eliminarea cheltuielor de specializare, cursurilor de performanță pot avea un impact negativ asupra performanței pe termen lung. Prin urmare, reducerea costurilor ce au legătură cu personalul ar putea avea efect pe termen scurt, dar negativ pe termen lung.