Pentru că timpul nu este infinit, devine cea mai importantă resursă a noastră. Nu contează cine sau ce ești: antreprenor, angajat, părinte full time, ziua tot 24 de ore are. De aceea, să adopți o strategie eficientă de management al timpului poate face diferența între a fi ocupat și a fi productiv.
Știai că?
- 20% din timpul mediu de lucru se investește în activități ”cruciale” / de o mare însemnătate, pe când 80% în activități nesemnificative sau fără valoare?
- În medie, o persoană este întreruptă o dată la 8 minute, înregistrează aproximativ 7 întreruperi pe oră sau 50-60 pe întreaga zi. Durata medie a ”întreruperii” este de 5 minute, totalizând aproximativ 4 ore sau 50% din timpul mediu de lucru. 80% din aceste întreruperi sunt considerate ca fiind de ”mică însemnătate” sau ”fără valoare”, constituind aproximativ 3 ore de timp pierdut pe zi.
- 10-12 minute investite în planificarea zilei pot salva cel puțin 2 ore de efort pierdute în haosul întrebărilor ”Ce mai am de făcut? Ce este urgent? Pentru ce am timp acum?
Strategii eficiente de gestionare a timpului
Analizează modul în care îți consumi timpul
Ideea de bază constă în a fi la curent cu cât timp îți ia pentru a realiza activitățile de pe lista ta. Dacă ai 10 task-uri în to do list le poți acoperi pe toate într-o zi de lucru? Atunci când definești clar modul în care îți petreci timpul îți va fi mult mai ușor să optimizezi.
Prioritizare
Gestionează-și timpul / Atinge-ți obiectivele / Progresează. Acesta este modelul de urmat și nu doar în antreprenoriat. Gestionarea timpului înseamnă, în acest context, pe de o parte să aloci mai mult timp pentru ceea ce este important, iar pe de altă parte să minimizezi timpul alocat pentru ceea ce este neimportant.
În acest sens, poți studia și folosi strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.
Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile în patru cadrane în funcție de urgență și importanță. Pe axa X se va afla urgent / non-urgent, pe axa y se va afla important / neimportant. Organizează apoi sarcinile în funcție de caracteristicile lor.
În urma clasificării sarcinilor în aceste patru cadrane diferite, vei obține o imagine mai clară despre ce e musai să faci și ce poate să mai aștepte.
- Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ”acum”
- Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar cel mai bine ar fi să fie delegate altcuiva sau eliminate
- Non-urgente, dar importante: lucruri către care să îți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente.
- Non urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat
Scrie-ți lista de sarcini la sfârșitul fiecărei zile
Listele cu activități sunt în general motivante, întrucât îți oferă o imagine clară a ceea ce ai de făcut și satisfacția lucrurilor terminate. Iar cel mai bun moment pentru a întocmi o astfel de listă este sfârșitul fiecărei zile pentru că încă ești conectat la fluxul de muncă și astfel îți pavezi un start mai ușor și mai rapid pentru următoarea zi. Când întocmești această listă încearcă să împarți proiectele mari în sarcini zilnice mai mici pentru a urmări progresul spre obiectivul final.
Învață de la alții: Metoda de blocare a timpului, a lui Elon Musk
Elon Musk este cu siguranță un antreprenor foarte ocupat, cunoscut pentru faptul ca lucrează intre 85 și 100 de ore pe săptămână. Secretul lui față de gestionarea eficientă a timpului este metoda de blocare. El este adeptul ideii de concentrare fără distragere. Blocarea timpului reprezintă de fapt alocarea unui anumit număr de ore unei singure activități și blocarea oricărei alte sarcini.
Automatizează sarcini / fluxul de lucru
Atunci când vorbim de gestionarea timpului, automatizarea sarcinilor recurente este una dintre cele mai eficiente strategii. Sarcinile precum facturarea periodică sau pontajul angajaților pot fi automatizate pentru a-ți simplifica munca zilnică.
|
|
Rezolvă cele mai grele sarcini dimineaţa
Aruncă un ochi pe lista de sarcini și alege să îți începi ziua cu cele mai dificile dintre ele. Nu este niciun secret că dimineață doza de energie și entuziasm este mai mare. În același timp, îndeplinind cele mai complicate sarcini în prima parte a zilei, obții și o relaxare psihică care să te ajute în continuarea eficientă a zilei de muncă.
Învață regula 80/20 (analiza Pareto)
Vilfredo Pareto, de origine italiană, a fost inginer, sociolog, economist, politolog și filozof. El a observat că regula 80/20 se aplică în orice domeniu:
- 80% din averea lumii este deținută de 20% din populație
- 80% din erorile unui software pot fi eliminate prin rezolvarea a 20% din buguri
- În afaceri, 20% din produse sau clienți aduc 80% din venituri
Același principiu se aplică și productivității unei persoane: 20% din rutina ta conduce la 80% din rezultatele tale, pe când 80% dintre ineficiențe sunt generate de 20% dintre declanșatoare (obiceiuri proaste).
Folosește principiul lui Pareto pentru a analiza impactul fiecărei acțiuni și optimizează-le astfel încât să obții cel mai bun rezultat. Poți face acest lucru în doi pași:
- Completează două liste
– una cu cele 20% dintre acțiunile tale care au generat 80% dintre rezultate
– a doua listă cu cele 20% dintre acțiuni care au generat 80% dintre rezultatele nedorite
2. Concentrează-te asupra activităților din prima lista și încearcă să elimini pe cât posibil activitățile care generează rezultate nedorite
Renunță la multitasking
Realizarea simultană a două sarcini se traduce deseori prin pierderea productivității. Conform cercetărilor recente, oamenii care obișnuiesc să practice multitaskingul manifestă deseori dificultăți în concentrare asupra unui activități. Mulți dintre ei cred că multitaskingul îi ajută să realizeze mai multe într-o zi, când de fapt realitatea este fix invers.
Lasă un răspuns