Arhivarea și păstrarea documentelor. Ce spune legea?

Pentru antreprenorii la început de drum și nu numai, legile nu au o formă foarte prietenoasă. Descifrarea lor poate deveni o adevărată provocare, uneori fiind o modalitate sigură de pierdere a timpului și chiar a banilor. De aceea, ne-am propus să adunăm pe blogul FGO o serie de clarificări cu privire la subiecte presante din viața antreprenorilor.

În primul articol din această serie am vorbit despre facturarea către clienții din străinătate, în care am lămurit când folosim sau nu TVA, iar acum vorbim despre arhivarea și termenele de păstrare a actelor firmei.

Pentru început trebuie să știi că arhivarea și păstrarea documentelor se realizează conform prevederilor Ordinului Ministrului Finanțelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Astfel, există obligația de a păstra anumite documente timp de 50 de ani, precum statele de salarii, iar altele se păstrează 5 ani, precum:

• Registrele de salarii
• Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară

Printre documente justificative se numără și facturile. Acestea se păstrează fizic sau arhivate în format electronic pe o perioadă de 5 ani. Cele care reprezintă bunuri cu o durată de viață mai mare de 10 ani se păstrează pe toată durată utilizării acestora.

⚠️ Bine de ştiut: Ultima reglementare în acest sens a fost pusă în vigoare în iulie 2023, iar durata de păstrare pentru documentele contabile a scăzut de la 10 ani, la 5 ani. Această prevedere a fost publicată în MOF prin Legea 195/2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991.

Este recomandat să folosești o soluție de facturare online prin care să te asiguri că toate documentele tale sunt păstrate în siguranță și nu există riscul pierderii lor. În FGO facturile și celelalte documente ale tale sunt păstrate în cloud, pe servere securizate, iar tu ai acces în orice moment la ele, le poți printa și le poți descărca în arhiva zip oricând ai nevoie.

În același timp, legislația menționează peste 20 de documente care se păstrează timp cinci ani:

• notă de recepție
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• chitanță, inclusiv pentru operațiunile în valută;
• dispoziție de plată și de încasare;
• borderou de achiziție;
• decont, inclusiv pentru deplasările externe, decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• ordin de deplasare (delegație), precum și ordin de deplasare în străinătate;
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în lei și valută)
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

Potrivit legislației „păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic“.

În cazul în care optezi pentru păstrarea documentelor pe hârtie, trebuie să respecți 2 reguli:

• documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
• gruparea să se realizeze în ordine cronologică, respectând fiecare an financiar.

În cazul în care documentele sunt păstrate pe suport electronic, trebuie să existe posibilitatea de printare în orice moment.

Ai neclarități cu privire la alte măsuri legislative ce se aplică companiei tale? Lasă-ne un mesaj și încercăm să te ajutăm prin următoarele articole.