Info: dacă ai deja furnizorii doriți, mergi la finalul articolului să afli cum poți organiza toate facturile de la furnizori în FGO, astfel încât să aloci timp minim pentru asta şi să le trimiți automat în contabilitate.
Alegerea unui furnizor este o decizie importantă în dinamica unui business, indiferent de domeniu. Un furnizor bun poate contribui la scăderea costurilor sau poate aduce plus valoare pentru produsele sau serviciile pe care tu le oferi.
Dacă ai în vedere căutarea unui furnizor sau îmbunătățirea relației cu actualii, iată câteva criterii care te pot ajuta.
Costurile implicate
Probabil că cel mai important factor de luat în considerare atunci când vine vorba de noi furnizori, este costul.
Dacă ţi-ai făcut deja o listă de criterii cu privire la achiziţia ta, ştii bine ce ai de achiziţionat și cam cât ești dispus să plătești, ia în calcul şi că prețurile pot varia mult de la un furnizor la altul și este în avantajul tău să-ți oferi timp pentru a identifica cea mai bună ofertă. De exemplu, sunt furnizori care oferă reduceri pentru cumpărături în cantități mai mari sau poate sunt unii care oferă servicii / produse mai bune pentru același cost.
Așa că, dacă te interesează optimizarea costurilor, eliberează-ți agenda, trimite multe cereri de oferte și folosește-ți toate abilitățile de negociere.
Calitatea
Nu putem vorbi de costuri fără a aborda și calitatea, întrucât întotdeauna exista o corelație între ele: calitatea va crește costul. În acest pas este important să îți cunoști bine afacerea, și să te asiguri că nivelul de calitate dorit va fi îndeplinit.
La capitolul calitate punctăm nu doar funcţionalitatea produsului dacă vorbim de unul fizic, ci şi de aspect şi de modul în care este împachetat şi nu în ultimul rând etichetat. Asigură-te că produsele tale vor fi protejate în tranzit şi că discuţi orice mic detaliu înainte de a semna un contract.
Locaţia
Când alegi un furnizor, locația este un factor important de luat în considerare. Dacă eşti o companie locală care și-a construit brandul pe baza expertizei din zonă, atunci vei dori să te concentrezi pe găsirea unui furnizor care se află în apropiere și care îţi împărtășește valorile. Dacă, de exemplu, ţi-ai deschis un restaurant şi doreşti să oferi clienților preparate proaspete, curate, sănătoase, atunci cel mai probabil vei căuta furnizori locali care au acelaşi ideal.
Tot în funcţie de locaţie, nu uita să iei în calcul perioada de tranzit şi timpul de livrare. Cu atat mai mult, dacă produsele îţi sunt livrate din afara țării, informează-te despre durata formalităţilor vamale, află ce alte întârzieri pot apărea sau care este diferenţa de costuri între transport aerian, naval, terestru.
Experienţă, stabilitate, garanţie
Când intri într-o relaţie cu un furnizor, indiferent că este de lungă durată sau achiziţionezi un singur lot de marfă, ar fi bine să te asiguri că este cel corect. Poţi să te gândeşti chiar că procesul este similar cu cel al angajării. Cere referinţe, verifică-i istoricul de activitate, review-urile sau colaborează cu furnizori care ţi-au fost recomandaţi de persoane în care ai încredere.
De asemenea, lasă-ţi opţiunile deschise. Dacă furnizorul actual nu îndeplineşte toate criteriile, caută altul. Fii totodată, deschis la ce apare nou în piaţă.
Acte
Acordă o mare atenţie oricărui document ce implică relaţia cu furnizorii tăi, începând de la contractul pe care-l închei şi până la documentele ce ţin de partea administrativ legală, precum facturi, garanţii, certificate de origine pentru importuri. Asigură-te că atunci când marfa va intra în custodia ta, îţi vei putea înregistra din punct de vedere contabil totul fără probleme. În ceea ce priveşte furnizorii de servicii, fii extrem de atent la clauzele contractuale, termenele de plată şi nu în ultimul rând la organizarea tuturor acestor acte pe care ar fi bine să le ai mereu la îndemână şi corect organizate.
Căutarea furnizorilor nu este un lucru tocmai ușor și este indicat sa investesti timp în acest proces, pentru a te asigura că găsești cele mai bune opțiuni pentru afacerea ta. Atunci când un furnizor actual nu îndeplineşte toate criteriile, nu te teme să porneşti din nou căutările.
Organizarea facturilor de la furnizori
Relațiile cu furnizorii generează și facturi emise către firma ta, indiferent că vorbim despre factura la energie electrică, facturi legate de promovare sau bonurile de benzină. Cu cât sunt mai multe, cu atât devin mai complicat de gestionat manual.
Cum te ajută FGO să salvezi timp cu organizarea facturilor de la furnizori? În contul tău FGO, ai o secțiune dedicată facturilor de la furnizori. Ai la dispoziție mai multe opțiuni de salvare, în funcție de cum primeşti facturile:
📧Dacă le primeşti pe email, faci pur și simplu forward (ai o adresă de email dedicată firmei tale în FGO) și se salvează automat în cont, iar datele din factura PDF sunt citite automat.
🧾Dacă ai facturi primite fizic sau bonuri de combustibil, pentru o salvare rapidă le poţi fotografia cu telefonul direct în aplicația mobilă FGO. Alternativ, le poţi scana și încărca în cont.
💡Dacă furnizorul trimite factura pe email tot dintr-un cont FGO, aceasta se salvează automat și în contul tău.
Analiza cheltuielilor
Pe baza facturilor de la furnizori salvate în FGO, vei putea vedea o analiză a cheltuielilor firmei, în funcție de perioadă, pe centre de cost sau categorii. În plus, vei înțelege evoluția cheltuielilor și topul furnizorilor în funcție de costuri.
Acces pentru contabil
Oferă acces contabilului, iar acesta poate prelua facturile oricând, fără să mai fie necesară intervenția ta.
În plus, dacă contabilul folosește programul SAGA, poate prelua automat în contabilitate toate facturile emise, încasările, facturile de la furnizori și alte informații necesare.
Lasă un răspuns