Semnătura electronică: cum o obţii şi la ce te ajută

Semnătura electronică este un instrument extrem de util în mediul antreprenorial întrucât permite semnarea documentelor rapid, în format electronic. Practic te scutește de deplasări, documente trimise prin curierat şi mult timp de așteptare. Poate fi folosită pe orice tip de document, inclusiv pe contractele de muncă și este reglementată în România prin Legea 455/2001.

Cum obții semnătura electronică

Semnătura electronică trebuie să fie însoţită de un certificat digital și să fie generată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii pentru a fi considerată validă. Certificatul digital poate fi eliberat doar de către un furnizor acreditat. Toți furnizorii acreditați sunt monitorizați de Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației, cum sunt CertSign.ro, DigiSign.ro etc.

⚠️ Registrul furnizorilor de servicii de certificare acreditați este stabilit și publicat de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale pe site-ul http://www.mcsi.ro

Pentru certificatului digital în SPV va fi necesar un dosar de documente care va conține următoarele:

• cererea pentru utilizarea unui certificat digital (formularul 150)

Important: Formularul 150 se obține de la ANAF în urma confirmării certificatului digital primit de la furnizor. În acest caz trebuie descărcat și completat un document de confirmare de pe portalul ANAF, document pe care apoi trebuie aplicată semnătura electronică. Odată finalizat, fișierul ajunge la furnizorul de servicii de certificare care a eliberat semnătura electronică și este confirmat. Cu această confirmare, te poţi înregistra la ANAF pentru obținerea formularului 150.

• documentul de identitate al titularului certificatului, în original și copie
• documentul, în original și copie care atestă calitatea titularului
• documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului de a semna declarațiile fiscale pentru contribuabil, asta în situația în care titularul certificatului nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat.

De ce să foloseşti semnătura electronică

După cum spuneam și mai sus, semnătura electronică simplifică mult viața unui antreprenor întrucât are aceeași valoare ca semnătura manuală. Poate fi utilizată pentru semnarea unor documente electronice, precum:

• declarații fiscale
• contracte de colaborare sau contracte de muncă
• documente folosite în relația cu diverse instituții precum: ANAF, SEAP, ITM, ONRC, CAS, HR, etc.

Pentru a transmite e-Facturi în SPV Ai nevoie de semnătură electronică în relația cu ANAF. FGO nu poate depune factura în SPV, fără ca această semnătură să fie autorizată și în raport cu SPV și în raport cu FGO. Pentru a conecta contul SPV cu FGO şi a transmite e-Facturile în SPV, citeşte pe larg aici.

Aşadar, semnătura electronică poate fi folosită pentru toate documentele necesare în relația cu instituțiile statului și partenerii și are numeroase beneficii precum:

• salvează timp pentru că documentele se transmit rapid
• reduce costurile cu hârtia
• asigură confidențialitatea datelor transmise întrucât documentele ajung direct la destinatar, nu mai trec prin mâinile altor persoane
• simplifică procedurile și relațiile de business.
• indiferent de programul de facturare folosit, vei avea nevoie de semnătura electronică pentru a transmite e-Facturile în SPV.