8 Setări Esențiale pentru Automatizarea e-Facturii în FGO

Simplifică gestionarea e-Facturilor cu FGO

Prin automatizările pe care le pune la dispoziție, platforma FGO economisește timp și resurse pentru antreprenori. Cu doar câteva setări, poți elimina procesele manuale și îți asiguri conformitatea cu cerințele legale. Descoperă cum să configurezi aceste funcționalități în doar 7 pași simpli, pentru a beneficia de avantajele pe care FGO le aduce în gestionarea e-Facturilor.

1. Conectarea cu SPV: pasul obligatoriu pentru utilizarea e-Facturii în FGO

Primul pas este conectarea soluției FGO la Spațiul Privat Virtual (SPV). Aceasta asigură legătura directă cu ANAF, permițând gestionarea automată a e-Facturilor. Pentru conectare, urmează ghidul FGO, având la îndemână tokenul pentru semnătura electronică.

Nu ai cont SPV? Află care sunt paşii şi documentele necesare din ghidul nostru pentru înregistrarea în SPV.

Bine de ştiut: Ai nevoie de ajutor în configurarea contului? Contactează-ne pentru a programa o şedinţă telefonică gratuită de asistenţă, de 30 de minute. Un operator te va ghida pentru efectuarea setărilor necesare.

2. Trimiterea Automată a Facturilor în SPV

Configurează opțiunea de trimitere automată a e-Facturilor pentru a elimina necesitatea trimiterilor manuale (cu click pe factură). Poți seta un interval de la 2 ore până la 4 zile de la emitere, iar FGO va reîncerca automat trimiterea în cazul în care serverul ANAF nu este disponibil.

Știai că? În cazul în care serverul ANAF este indisponibil, FGO reîncearcă trimiterea facturilor la fiecare 45 de minute, timp de 4 zile, adică peste 150 de încercări.

3. Monitorizarea și gestionarea statusului e-Facturilor

În FGO, identifici rapid statusul e-Facturilor trimise. În pagina e-Factura, activează filtrul ”Cu eroare și netrimise”, iar în coloana „Status încărcare” vei vedea exact dacă este necesară intervenția ta și ce trebuie corectat. Acest sistem te ajută să intervii prompt, fără a pierde timp.

4. Preluarea e-Facturilor de la furnizori

Platforma FGO preia automat e-Facturile pe care le primești de la furnizori în SPV. Aceste facturi necesită aprobarea ta, pentru care poți seta reguli de acceptare:

• manual: dacă dorești să aprobi tu fiecare factură preluată din SPV
• automat: dacă vrei să fie aprobate toate e-facturile primite, fără intervenția ta
• de la furnizori existenți: se vor accepta automat e-facturile de la furnizori de la care ai mai acceptat facturi anterior, iar pe celelalte le vei aproba manual

5. Arhivarea automată a facturilor

Arhivarea este obligatorie conform legislației, iar FGO face acest proces extrem de simplu. Toate e-facturile trimise și primite sunt păstrate în contul FGO pentru minim 5 ani, cât este cerința legală. În plus, FGO permite crearea de arhive lunare separate pentru facturi primite și facturi emise, iar arhivele create conțin toate fișierele necesare: XML, Recipisă, PDF. Accesează pagina Documente – Arhiva lunară și gestionează simplu arhivele tale de facturi.

6. Salvarea în OneDrive sau Google Drive

Pentru un plus de siguranță și accesibilitate, FGO se conectează direct cu Microsoft OneDrive sau Google Drive, pentru salvarea automată a arhivelor de facturi în cloud.. Această funcționalitate îți asigură accesibilitatea documentelor tale oriunde și oricând.

Bonus: Beneficiezi de prețuri speciale la licențele Microsoft, datorită parteneriatului cu NOD.
Citește mai mult despre Arhiva e-Facturilor din FGO direct în OneDrive

7. Asocierea automată a facturilor cu plățile și încasările

Un alt pas pentru optimizarea procesului de gestionare a e-Facturilor este reconcilierea automată cu tranzacțiile. Cu FGO, poți avea asocierea automată a facturilor emise sau primite cu încasările și plățile corespunzătoare, eliminând necesitatea verificărilor manuale.

Sfat: conectează contul FGO la banca ta pentru a citirea automată a tranzacțiilor. Acestea vor fi apoi asociate cu facturile aferente, în funcție de sumă, client, furnizor și alte criterii.

Bine de știut: dacă banca ta nu permite conectare prin PSD2, poți importa extrasul bancar, la fel cum poți importa și borderourile de la curieri.

Cum activezi regulile de matching: în pagina Setări – Încasare, găsești o serie de reguli. Bifează cel puțin regulile implicite și salvează.

Avantaj: ai o imagine clară asupra soldurilor, fără muncă manuală, iar documentele ajung în contabilitate corect și complet.

8. Trimiterea în contabilitate

Prin parteneriatul cu SAGA Software, FGO permite contabilului tău să preia automat toate documentele necesare (facturi, încasări, plăți etc.), după acordul tău de conectare între cele două soluții (FGO – SAGA). Dacă folosești alte programe, poți exporta ușor datele pentru a le transmite contabilului.

Ai întrebări? Departamentul nostru de suport este pregătit să te ajute cu orice ai nevoie.

Automatizează și economisește timp cu FGO

FGO simplifică gestionarea e-Facturilor, oferindu-ți un control complet prin automatizări care îți economisesc timp și resurse. Configurează e-Factura în FGO și bucură-te de o soluție eficientă, care respectă toate cerințele legale din România.

Vrei să faci trecerea la FGO? Acum e mai simplu ca oricând: până pe 15 decembrie 2024 ai 50% reducere la primul abonament și asistență telefonică pentru configurarea contului.

Asistența acoperă următoarele aspecte, în funcție de nevoile tale:

• Importul datelor firmei (facturi emise, clienți, articole) în FGO. Datele trebuie pregătite de utilizator în formatul specificat de FGO, înaintea convorbirii telefonice programate.
• Conectarea contului SPV, dacă firma este deja înrolată în SPV și deții semnătură electronică.
• Setările pentru trimiterea automată a e-Facturilor în SPV și preluarea e-Facturilor de la furnizori din maxim ultimele 60 de zile
• Conectarea cu programul de contabilitate SAGA sau explicațiile necesare despre exportul de date (facturi/încasări) pentru alte programe de contabilitate
• Conectarea la bănci prin PSD2, integrarea contului FGO cu BT Go (Banca Transilvania)
• Activarea și setarea mecanismelor de reconciliere automată între facturi și tranzacții
• Conectarea contului Microsoft sau Google pentru salvarea arhivelor de facturi emise și primite din FGO în OneDrive sau Google Drive.