Ȋnregistrarea persoanei juridice ca utilizator al serviciului SPV (pentru e-Factura, e-Transport)
Spaţiul Virtual Privat, pe scurt SPV, este un serviciu gratuit pus la dispoziţie de cǎtre ANAF.
Potrivit Procedurii din 2022 de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanţǎ ȋntre organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entitǎţi fǎrǎ personalitate juridicǎ, aprobatǎ prin Ordinul nr. 1090/2022, ȋnregistrarea ca utilizator al serviciului SPV al unei persoane juridice se poate face doar ȋn baza unui certificat digital calificat, deţinut de reprezentantul legal, reprezentantul desemnat sau ȋmputernicitul acestei persoane juridice.
ℹ️ Reprezentantul desemnat este persoana fizică, angajat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, desemnată de către reprezentantul legal al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, pentru înregistrarea şi utilizarea SPV.
După înregistrarea în SPV, vei avea acces la mai multe servicii, printre care și e-Factura și e-Transport.
Ȋn situaţia ȋn care persoana juridicǎ a externalizat activitǎţile de contabilitate unui prestator de servicii contabile, ȋnregistrarea persoanei juridice ca utilizator al serviciului SPV se poate face cu certificatul digital calificat al prestatorului de servicii contabile, ȋn calitate de ȋmputernicit.
PAȘII DE ÎNREGISTRARE ÎN SPV PENTRU PERSOANE JURIDICE
Care sunt pașii pe care trebuie sǎ ȋi urmezi pentru a ȋnregistra o persoanǎ juridicǎ ca utilizator al serviciului SPV? Apasă pe fiecare pentru detalii.
Pas 1. Obținerea certificatului digital calificat (semnătura electronică)
Semnătura electronică calificată este necesară în relația cu ANAF și se obține de la unul dintre furnizorii acreditați. Acest proces poate dura până la câteva zile.
⚠️ Important: semnătura electronică calificată se eliberează pe persoană fizică (însemnând reprezentantul legal al firmei sau reprezentantul desemnat sau persoană împuternicită) și se autorizează în SPV pentru una sau mai multe persoane juridice.
Cumpără semnătură electronică cu TOKEN
Cumpără semnătură electronică în CLOUD
⚠️ Important! Dacă folosești pe un computer de tip Mac, ai nevoie de semnătură cu Token.
ℹ️ Dacă ți-ai reînnoit certificatul digital, trebuie să reiei procesul de înregistrare în SPV
Pas 2. Obţinerea documentului de confirmare de la compania care a emis certificatul digital calificat
Pentru a folosi semnătura electronică calificată în relația cu ANAF, furnizorul de la care ai achiziționat certificatul te va ajuta să obții documentul de confirmare. Este vorba despre un document cu antetul ANAF semnat digital de tine și de compania care ți-a eliberat certificatul digital.
Pas 3. Pregătirea arhivei zip cu documente justificative
Pentru înscrierea în SPV, va trebui să depui o arhivă zip cu documente justificative, însemnând documentele care atestǎ calitatea persoanei care deţine certificatul digital calificat, în raport cu persoana juridică, fie că este vorba despre reprezentant legal, reprezentant desemnat sau ȋmputernicit.
În instrucțiunile de înrolare de pe site-ul ANAF, pentru arhiva zip cu documente justificative sunt menționate:
- copie act identitate solicitant
- documente din care rezultă calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau ȋmputernicit, semnat cu certificatul electronic calificat al solicitantului.
Documentele din arhivă trebuie să fie în format PDF, semnate digital (cu certificatul solicitantului) și sǎ aibă maxim 5MB.
Pas 4. Înregistrarea în SPV
Accesează pagina ANAF de înregistrare PJ cu certificat digital (anaf.ro → Servicii Online → Înregistrare utilizatori → Spațiul Privat Virtual → Persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică → Înregistrare utilizatori PJ → Ȋnregistrare utilizatori cu certificat digital)
În fereastra deschisă, completează informaţiile (sunt obligatorii):
- Date de identificare ale solicitantului: CUI-ul firmei (se introduc doar cifrele, fǎrǎ litere)
- Date de identificare ale persoanei (solicitantului): reprezentantul legal, reprezentantul desemnat sau ȋmputernicitul
⚠️asigură-te că telefonul și adresa de email sunt valide – vei primi un cod de confirmare pe email - Opţional – bifeazǎ rubrica Sunt de acord sǎ primesc atenţionǎri prin email de la ANAF – Gratuit , dacǎ vrei sǎ fii atenţionat când vei primi ȋn SPV un document
- Citește și acceptă (bifează Sunt de acord) Termenii și condiţiile de utilizare
- ȋncarcă documentul de confirmare de la compania care a emis certificatul digital calificat
- ȋncarcă arhiva zip cu documentele justificative
- completază câmpul Cod de validare
- apasǎ butonul Continuǎ
Se va afișa pagina de validare a adresei de email, completatǎ la secţiunea Datele de identificare ale persoanei. Introdu codul primit pe aceastǎ adresǎ de e-mail și apasǎ butonul Trimite.
Vei primi confirmare de trimitere a cererii, atât pe site-ul ANAF, cât și pe adresa de e-mail declaratǎ
Dupǎ completarea și transmiterea solicitǎrii de ȋnregistrare ca utilizator a serviciului SPV, ANAF ȋnregistreazǎ cererea și atribuie un numǎr de ȋnregistrare, pe care ţi-l comunicǎ.
ANAF va verifica informaţiile transmise și, dacǎ aprobǎ cererea, vei primi un e-mail de aprobare a cererii și altul de activare a serviciului SPV.
⚠️ Important! ANAF nu permite trimiterea de e-Facturi în aceeași zi în care primești accesul în SPV, ci vei putea utiliza e-Factura începând cu ziua următoare.
Care sunt documentele justificative din arhiva zip în funcție de calitatea solicitantului
Solicitantul este administratorul firmei
Dacǎ solicitantul este administratorul firmei, documentele justificative din arhiva zip sunt:
- actul constitutiv, semnat cu certificatul electronic calificat al administratorului;
- copia cǎrţii de identitate a administratorului
Solicitantul este titularul PFA/II
Dacǎ solicitantul este titularul persoanei fizice autorizate/întreprinderii individuale, documentele justificative din arhiva zip sunt:
- certificatul de înregistrare de la ONRC, semnat cu certificatul electronic calificat al titularului persoanei fizice autorizate/întreprinderii individuale;
- copia cǎrţii de identitate a titularului persoanei fizice autorizate/întreprinderii individuale.
Solicitantul este împuternicitul persoanei juridice
Dacǎ solicitantul este împuternicitul persoanei juridice, documentele justificative din arhiva zip sunt:
- împuternicirea, care trebuie sǎ îndeplineascǎ urmǎtoarele condiţii: este generalǎ pentru toate operaţiunile din SPV; conţine acordul cu privire la accesul la infomaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate;
- copia cǎrţii de identitate a împuternicitului.
Solicitantul este reprezentant desemnat
Dacǎ solicitantul este reprezentant desemnat al persoanei juridice, documentele justificative din arhiva zip sunt:
- documentul de desemnare, semnat cu certificatul electronic calificat, și care trebuie sǎ îndeplineascǎ urmǎtoarele condiţii: – este general pentru toate operaţiunile din SPV; – conţine acordul cu privire la accesul la infomaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate;
- copia cǎrţii de identitate a reprezentantului desemnat.
⚠️ Important! Dacǎ din documentele incluse în arhiva zip, nu reiese calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau ȋmputernicit, ANAF vǎ poate solicita un certificat constatator care sǎ reflecte starea la zi a persoanei juridice, pentru care se solicitǎ accesul în SPV. Prin urmare, înainte de a forma arhiva zip, asigură-te cǎ documentele încǎrcate sunt actuale/valabile, reflectǎ realitatea și calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau ȋmputernicit a solicitantului.
Exemple de situații
Exemple de situaţii ȋn care ANAF poate respinge cererea
- informaţiile referitoare la datele de identificare înscrise în cerere sunt incorecte;
- împuternicirea nu este generală pentru toate operaţiunile din SPV;
- desemnarea ca reprezentant nu este generală pentru toate operaţiunile din SPV;
Exemple de situaţii ȋn care nu se poate finaliza procedura de înregistrare
- numărul de telefon mobil nu este valid;
- pentru persoana juridica, pentru care se solicitǎ înregistrarea și accesul la SPV, existǎ deja un reprezentant legal/reprezentant desemnat/ȋmputernicit activ sau ȋn curs de aprobare ȋn SPV
- solicitantul nu este de acord cu termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.
Exemple de situaţii ȋn care aprobarea cererii de înregistrare se face la ghişeu
- informaţiile referitoare la datele de identificare înscrise în cerere sunt corecte, dar informaţiile referitoare la calitatea de reprezentant sau calitatea de împuternicit nu se pot verifica sau din verificarea documentului rezultă că acesta conţine informaţii incomplete sau incorecte;
- documentul furnizat este un document electronic copie a imaginii documentului care atestă calitatea de reprezentant desemnat sau împuternicit.