Așa cum probabil știi deja, începând de pe 1 iulie 2022, o parte din firmele din România sunt obligate să transmită facturile pe care le emit către noul sistem RO e-Factura, într-un format anume de tip xml.
Ce este sistemul e-Factura şi pe cine vizează? Cel puţin momentan 😊
RO e-Factura este un sistem electronic prin care ANAF colectează şi stochează toate facturile emise de firmele Româneşti.
Acesta a fost demarat încă din luna martie 2020 de către Ministerul Finanţelor şi Agenţia Naţională de Administrare Fiscală şi are drept scop eficientizarea colectării taxelor şi impozitelor, prevenirea şi combaterea evaziunii fiscale, crearea în linii mari a unui sistem transparent, corect şi uşor de urmărit.
Bine de înţeles: e-Factura nu este o factură unică pe care o emiţi după ce vinzi un produs, ci mai degrabă un raport trimis către ANAF. Mai exact, reprezintă o metodă de a încărca datele de pe factura pe care o emiţi ca şi până acum, în sistemul virtual ANAF.
Pe cine vizează:
Atenţie aici. Lista se actualizează constant şi este important să verifici periodic informările oficiale.
- Facturile emise pentru colaborările B2G, inclusiv serviciile
- În relaţia B2B doar facturile ce implică produse cu risc fiscal ridicat
- În relaţia B2C, doar ceea ce implică plata cu vouchere de vacanţă.
⚠️ Începând cu 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor în e-Factura devine obligatorie și în relațiile comerciale de tip B2B, atat pentru facturile emise, cat si pentru cele primite.
Cum te impactează pe tine ca antreprenor
Să luăm un caz concret şi să presupunem că deţii un depozit de fructe şi legume şi vinzi către comercianţii locali, revânzători. Tu vei emite factura ca şi până acum, iar datele din factura respectivă se vor completa obligatoriu şi în sistemul RO e-Factura.
Cum se face acest lucru:
- Dacă facturezi pe hârtie, ceea ce nu este indicat, îți vei dubla efectiv munca, pentru că practic vei intra în sistem şi vei completa câmpurile necesare. Atenție: va trebui, de asemenea, să îți identifici produsele facturate.
- Dacă facturezi printr-un soft de facturare integrat complet cu sistemul RO e-Factura, asa cum este FGO.ro, atunci soluția va face automat pentru tine tot ceea ce este necesar, cu doar două click-uri în plus din partea ta. În FGO vei găsi, de asemenea, nomenclatoarele pentru produsele cu risc și codurile NC și CPV aferente, pe care le poți selecta cu ușurință pe produsele tale.
Despre asta am vorbit pe larg aici: https://blog.fgo.ro/sistemul-national-de-facturare-electronica-integrat-in-solutia-fgo/
Ce mai putem spune aici este că la nivel macro, acum se observă foarte clar cât de important este pentru antreprenorii români să aibă un nivel ridicat de adopție al noilor tehnologii și soluțiilor de simplificare a muncii lor prin tehnologie.
Pentru cei care folosesc deja sisteme de facturare online și sunt la curent cu modul în care funcționează, lucrurile vor fi foarte simple și vor fi primite ca atare. Pentru cei care lucrează încă cu exceluri, sau chiar cu foi, dosare, impactul psihologic va fi mare pentru că schimbările vor fi greu de înțeles și acceptat instant, iar frustrarea e de la sine înțeleasă.
Totuși, noi sperăm ca această ieșire forțată din zona de confort să încurajeze antreprenorii români în a integra instrumente de organizare și administrare digitală a afacerii, cu rezultate pozitive în eficientizarea muncii lor.
Situaţii stresante în relaţia cu noul sistem de facturare:
1.Ce se întâmplă dacă factura este greşit trimisă la ANAF?
⚠️ Pentru moment, legislaţia nu prevede sancţiuni și nici nu există un termen necesar de a fi respectat pentru a urca o factură în sistemul RO e-Factura din momentul în care o emiți. Totuși, noi recomandăm să o încarci cât mai curând posibil, având în vedere că factura confirmată de ANAF se trimite şi către client.
Este bine de ştiut că sistemul corectează şi validează facturile din punct de vedere semantic, nu face calcule. Fiecare linie de produs se adaugă manual, la fel şi calculul total, asta în cazul raportării manuale. Imaginează-ţi aici o factură emisă de un comerciant ce include produse de igienă către o şcoală 😊 sau comerciantul de mai sus ce vinde tone de legume lunar.
Ne întoarcem la cât de important este să utilizezi o soluţie de facturare electronică. Aceasta te va scăpa şi de greşeli şi de extrem de mult timp pierdut pentru completarea manuală a tuturor câmpurilor.
GENEREAZĂ E-FACTURA ÎN FGO
Bine de ştiut: În cazul unui control, se consideră exemplar original, factura validată de ANAF.
Dacă ai greșit o factură raportată deja, varianta disponibilă momentan este să emiţi o altă factură de storno pe care să o încarci în sistem, plus factura corectă. Există și o reglementare în acest sens: Corecția facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.
2. Cum îți dai seama dacă partenerul tău este G?
Aceasta este un subiect fierbinte zilele acestea. Încă nu și-a clarificat fiecare dacă partenerul său este G și cum se verifică acest aspect. Ei bine, toate entitățile încadrate ca Instituții ale Statului sunt regăsite aici: Lg 98/2016, Lg 99/2016, Lg 100/2016, OUG 114/2011, Lg 195/2012. Prin urmare, va trebui să faci puțină muncă de research și să verifici dacă cei cu care colaborezi intră sau nu în această categorie.
Bine de știut: când facturezi prin FGO grija aceasta dispare, întrucât lista instituțiilor este integrată în soluție si vei fi informat atunci când emiți o factură către o instituție de stat.
3. Ce are de făcut contabilul în relația cu e-Factura?
Teoretic, contabilul nu are absolut nicio implicație în acest proces, acțiunile fiind mai degrabă o extensie a procesului de facturare. Prin urmare, noile reglementări cad doar în sarcina antreprenorului. Evident, dacă sistemul tău de emitere facturi este manual și dorești să-l păstrezi, atunci poți plăti contabilul să facă această muncă de completare a datelor în sistem.
Trebuie să ții cont totuși că vei avea costuri mult mai mari decât folosirea oricărui soft de facturare online, iar munca efectivă intră categoric la NEPRODUCTIVĂ.
4. Cum transmit clienții FGO factura în sistemul RO e-Factura?
Pentru a genera în FGO e-Factura în format XML, este necesar un singur click. Codurile NC/CPV ale produselor le vei seta o singură dată pe fiecare produs, alegand din lista pe care FGO o pune la dispoziție, cu toate nomenclatoarele de la ANAF.
De asemenea, poți conecta contul SPV în FGO și astfel, tot cu un singur click vei putea transmite e-Factura la ANAF și vei vedea statusul acesteia direct în contul tău FGO.
5. Cum se transmite factura către destinatar în noul context?
Factura se va trimite ca și până acum: fizic, pe email, în aplicațiile pe care le folosiți. Important este de înțeles că factura originală este cea avizată de Ministerul Finanțelor.
6. Comerțul cu amănuntul este vizat de noile reglementări?
În cazul comercianților care au ca obiect de activitate vânzarea cu amănuntul a bunurilor cu risc fiscal ridicat (alcool, fructe, legume, tutun, îmbrăcăminte) și care emit bonuri prin case de marcat, NU au obligația de a se înregistra în sistemul RO e-Factura.
7. Dacă o tranzacție include atât produse de risc, cât și alte produse cum se emite factura?
Fie emiți 2 facturi distincte, fie emiți o singură factură și o încarci la ANAF. Bonurile non risc sau orice alt tip de tranzacții nu sunt excluse de la raportare. Datele pot fi încărcate, doar că nu există obligativitate. Dacă facturezi către un client atât produse cu risc, cât și produse din alte categorii, îți recomandăm să le incluzi într-o singură factură, și să le transmiți pe toate în sistemul RO e-Factura Astfel, te vei obișnui cu sistemul de lucru, care mai devreme sau mai târziu, va fi cel mai probabil obligatoriu pentru toți agenţii economici.
8. Pentru colaborările cu parteneri externi, am obligația de a folosi RO e-Factura?
Sistemul este național, e-Factura se depune doar pentru clienții din România.
9. Emit zilnic zeci de facturi, cum le încarc la ANAF?
Printr-un sistem de facturare online conectat cu RO e-Factura 😊.
În acest moment, sistemul RO e-Factura nu acceptă urcarea facturilor în calup, se încarcă una câte una.
10. Care este procedura în cazul facturilor de avans?
Dacă acestea sunt emise în relația B2G, fac referire la produse cu risc fiscal ridicat, atunci și acestea vor fi raportate în sistemul RO e-Factura.
Ai şi alte întrebări la care nu ai găsit răspunsul? Lasă-ne un comentariu şi încercăm să găsim răspuns la toate neclarităţile tale.
Lasă un răspuns